Bulletin n° 148, 26 mai 2014
Crésus Facturation et l’e-facture
La généralisation de l’e-facture à l’ensemble du territoire fait partie des objectifs déclarés de la Confédération. D’ici à 2016, la gestion électronique des factures sera devenue la norme à l’échelle fédérale, cantonale et communale.
Les administrations ne sont pas les seules concernées puisque bon nombre de grandes entreprises et déjà près de 10% des PME suisses utilisent couramment l’e-facture. Vous aussi, probablement, recevez déjà des e-factures pour votre abonnement téléphonique, vos assurances ou votre loyer.
L’e-facture pour tous avec Crésus Facturation
Aujourd’hui, plus rien ne vous empêche de devenir vous aussi émetteur d’e-factures. Tout simplement en utilisant la dernière version de Crésus Facturation pour Windows, taillée sur mesure pour s’intégrer aux solutions e-facture de PostFinance.
Une mise en œuvre simple et avantageuse avec PostFinance
Une fois le contrat signé avec PostFinance, vous obtiendrez les informations qui permettent de configurer Crésus :
- Un numéro d’émetteur de facture (aussi appelé Biller ID).
- Un nom d’utilisateur et un mot de passe pour la connexion au service web.
- Les codes d’accès au portail de gestion web.
L’émission d’une e-facture sur le réseau de PostFinance revient à 60 centimes (jusqu’à 1000 factures par mois). Vous économisez ainsi l’impression, la mise sous pli et l’envoi de factures papier. Une étude de la FHNW (Fachhochschule Nordwestschweiz) a montré que, pour chaque facture électronique émise, l’émetteur économise en moyenne 2 francs.
Les frais d’activation sont offerts. Consultez les prix et conditions de PostFinance pour des informations détaillées.
La configuration de Crésus ? Simple comme bonjour !
Vous configurez l’e-facture dans les Réglages généraux de Crésus Facturation. L’onglet Extensions, Divers présente un bouton Régler l’e-facture. Saisissez le Biller ID, le nom d’utilisateur et le mot de passe, sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez stocker vos factures électroniques et le tour est joué.
Enregistrement des clients
Vos clients qui souhaitent recevoir une e-facture peuvent en faire la demande via le portail e-finance ou e-banking. Vous recevez alors, sous la forme d’un e-mail, ses coordonnées, son numéro de client et son numéro de payeur (Payer ID).
Dans Crésus, vous enregistrez l’ID du payeur dans l’onglet Administration du client :
Lors de la prochaine émission de facture pour ce client, Crésus vous demande de confirmer l’envoi sous forme d’e-facture. Puis la facture est transmise à PostFinance pour traitement :
Encaissement d’une e-facture
L’encaissement d’une e-facture se déroule exactement comme celui d’une facture normale accompagnée d’un BVR (bulletin de versement avec numéro de référence). Vous recevez les informations d’encaissement via le canal BVR habituel et gérez le suivi des factures et les rappels comme vous en avez l’habitude.
Migration depuis une ancienne version de Crésus
Si vous n’utilisez pas encore le nouveau modèle de facturation, vous devrez procéder à une migration. Nous vous renvoyons au Bulletin 133 et vous invitons à prendre contact avec ou à nous appeler au 0848 27 37 87 pour organiser la migration de votre application.