Bulletin n° 132, 18 septembre 2013
Crésus Comptabilité 11: les pièces jointes
N’avez-vous pas toujours souhaité avoir sous la main les documents importants liés à votre comptabilité ? Ou mieux encore, pouvoir lier des pièces directement aux écritures du journal ?
Voici un exemple pratique: vous possédez un immeuble pour lequel vous avez une hypothèque auprès d’une banque. Chaque trimestre, vous recevez de la banque un avis avec le détail des intérêts, sous la forme d’un fichier PDF.
Dans le journal, vous avez saisi les écritures correspondant aux premier et deuxième trimestres. Pour les retrouver facilement, vous utilisez la recherche rapide (raccourci clavier Ctrl+J) et vous tapez hypo et activez le filtre instantané (raccourci clavier Ctrl+L):
Vous aimeriez bien lier l’écriture du 28 juin avec le document que vous venez de recevoir de la banque, afin de pouvoir y revenir ultérieurement, mais aussi afin que votre fiduciaire y ait accès quand elle révisera votre comptabilité.
Approchez la souris du bord gauche du journal, vous verrez que le curseur se transforme et affiche un trombone (petite agrafe):
Un clic dans la marge ouvre alors le dialogue des pièces jointes et commentaires de l’écriture:
Ajouter des pièces jointes
Pour ajouter une ou plusieurs pièces jointes à une écriture, vous pouvez procéder de deux manières:
- En cliquant le bouton Joindre... vous pourrez choisir le fichier à joindre (cela peut être un fichier PDF, une feuille Excel, un document Word, une image, etc.)
- En glissant directement un document dans le dialogue:
Les documents apparaissent ensuite dans la liste, d’où ils peuvent être ouverts ou supprimés:
De retour dans le journal, l’écriture concernée est maintenant identifiée au moyen d’un petit trombone (c’est d’ailleurs aussi le cas si l’écriture a un commentaire associé):
Pour y revenir, un clic sur le trombone ouvre à nouveau le dialogue des pièces jointes. Un clic droit sur l’écriture permet aussi d’y accéder, au moyen de la commande Pièces jointes et commentaires.
Les pièces jointes pour les comptes
Les pièces jointes peuvent aussi être associées à des comptes, directement depuis le plan comptable:
Les pièces jointes générales
Certaines pièces jointes sont liées à la comptabilité dans son entier. Elles peuvent être liées via la commande Options, Définitions, puis dans l’onglet Pièces jointes, en pressant le bouton Pièces jointes générales:
Sauvegarder et restituer
Les opérations Fichier, Sauvegarder et Fichier, Restituer incluent automatiquement toutes les pièces jointes liées à la comptabilité. Cela peut dès lors conduire à des archives volumineuses.
Note: toutes les pièces jointes sont enregistrées dans un dossier caché, (*.creatt) placé à côté de votre fichier de comptabilité. Si vous déplacez le fichier de comptabilité, les pièces jointes ne suivront pas.