FAQ - Facturation
Problèmes lors de la lecture des fichiers BVR
Si vous effectuez des encaissements au moyen du système BVR, lorsque le fichier .v11, .esr ou .bvr téléchargé sur le site de PostFinance ou de votre banque est enregistré et traité au moyen du bouton 
vous devriez obtenir ceci :
Les montants payés correspondent exactement aux montants des factures ouvertes, chaque versement peut être traité et chaque facture est réglée.
Lorsque vous cliquez le bouton OK, seules lignes dont la coche est mise dans la colonne Action seront traitées.
Les factures dont la coche est activée dans la colonne Réglé seront acquittées, et un escompte sera généré si nécessaire.
Pour diverses raisons, le programme peut vous signaler certains problèmes et la fenêtre peut alors avoir cet aspect :
Voici les situations que vous pouvez rencontrer :
1 : ces paiements sont corrects
2 : paiement partiel
3 : versement excédentaire
4 : versement non reconnu
5 : facture déjà réglée
Paiement partiel
Le versement est correct, mais le client n’a payé qu’une partie de la facture, pour un montant de 15'000.-, soit 78,7 % de la facture.
Le montant versé sera enregistré dans la facture (coche « Action ») mais la facture ne sera pas marquée comme payée (pas de coche « Réglé »). Il faut attendre le prochain versement ou envoyer un rappel pour le solde.
Versement excédentaire
Le client a versé par erreur un montant trop important pour la facture N° 1007. On le voit par le fait qu’il a versé 1'500.- alors que le montant dû est de 1'252.80. Il a donc payé 119,7 % de la facture. Il se peut aussi qu’il règle deux factures en versant le montant total avec un seul bulletin.
Le montant versé sera enregistré dans la facture (coche « Action ») mais la facture ne sera pas marquée comme payée (pas de coche « Réglé »). Dans ce cas, il y a deux solutions possibles :
1 : le client n’a pas d’autre facture en cours
Il faut donc le rembourser. Lorsque le compte aura été débité, aller dans l’onglet Finances et cliquer sur le bouton Enregistrer une opération, puis choisir Rembourser la note de crédit (même si aucune note de crédit n’a été émise).
La facture portera bien le montant reçu, puis le montant remboursé. Il ne faut pas faire une compensation et n’enregistrer que le montant de 1'252.80 (montant de la facture), car ainsi vous perdriez la trace aussi bien du montant reçu que du montant remboursé. Ceci est d’autant plus important si vous comptabilisez avec Crésus Comptabilité.
2 : Le client a une autre facture ouverte
Dans ce cas, il faut transférer le montant excédentaire sur une autre facture. Procédez de la même manière que ci-dessus, mais au lieu de passer l’excédent par le compte bancaire ou postal, utilisez un compte de passage (ici le 9910, mais ce n’est qu’un exemple). Dans la rubrique Identificateur, mentionnez sur quelle facture sera porté l’excédent (dans ce cas la facture N° 1000), ce qui vous garantit la traçabilité de cette somme.
Sur la facture ouverte :
Dans l’onglet Finances, cliquez le bouton Enregistrer une opération et séelctionnez l’option Encaisser un acompte.
Saisissez le montant (CHF 247.50) et spécifiez le compte (Compte 9910).
Il est recommandé d’indiquer dans la rubrique Identificateur de quelle facture provient l’argent (ici la facture N° 1007).
A la fin de cette opération, votre compte 9910 présentera donc un solde à zéro.
Versement non reconnu
Dans cette situation, le programme ne reconnaît ni la facture, ni le client. Le client a « bricolé » le numéro de référence pour forcer le paiement, mais ce numéro ne correspond à rien. Le montant ne peut donc pas être traité automatiquement.
Dans ce cas, notez les informations utiles (date du versement, montant) et comptabilisez manuellement cette entrée, en la portant au crédit d’un compte de passif ou de produits, mais jamais un compte commençant par 9…, qui ne sont pas pris en compte dans le bilan ou le PP.
Vous avez alors deux solutions :
- vous demandez à votre établissement financier d’identifier la provenance du paiement, ce qui va occasionner des frais de traitement pour vous
- vous attendez qu’un client ayant reçu un rappel le conteste, en disant avoir payé le montant non identifié à la même date que vous l’avez reçu et vous aurez alors identifié la facture correspondante.
Il vous suffira alors d’aller dans la facture, d’enregistrer une opération en passant par le même compte de passif ou de produit que celui où vous aviez passé le montant non identifié et le cas est réglé.
Facture déjà réglée
Le client effectue un versement en utilisant un ancien bulletin, correspondant à une facture déjà réglée, ou il paie par erreur une seconde fois une facture. Ce cas se traite exactement de la même manière que pour un versement excédentaire, soit par remboursement du client, soit par report sur une autre facture.