FAQ - Salaires

Envoyer des documents par e-mail

Crésus Salaires (à partir de la version 12.3) permet en standard d’envoyer des documents par e-mail. Tant le sujet que le contenu de l’e-mail peuvent être définis séparément pour chaque type de document. L’e-mail est en principe envoyé à l’employé correspondant, mais il est aussi possible de spécifier un autre destinataire au moyen d’un calcul.

Pour envoyer un e-mail, il suffit d’ouvrir le dialogue d’impression : sélectionnez le document dans la liste, puis cliquez sur Envoyer par mail.

Envoyer un mail depuis le dialoge d’impression

Régler les paramètres pour l’envoi d’e-mails

Utilisez la commande Entreprise - Identité et passez dans l’onglet Envoi par mail :

Dialogue de configuration pour l’envoi par mail
  • Adresse mail de l’entreprise
    Adresse e-mail de l’émetteur du message, en général la personne responsable de l’établissement des salaires. Si le collaborateur répond à votre message, c’est à cette adresse que vous allez recevoir la réponse.
  • Serveur SMTP pour envoi de mail
    Serveur de courrier sortant. En cas de doute, utilisez le même serveur sortant que votre logiciel de messagerie, par exemple smtpauth.bluewin.ch.
  • Numéro du port
    Numéro du port utilisé pour la communication avec le serveur de courrier sortant. Pour les clients Bluewin, il faut en général spécifier le port 587. Si rien n’est spécifié, Crésus utilise le port 25. Votre fournisseur d’accès Internet pourra vous renseigner.
  • Authentification: Login (adresse mail)
    Si votre serveur nécessite une authentification supplémentaire, saisissez ici le login de l’utilisateur. C’est en général votre adresse e-mail principale. Dans ce cas, le mot de passe vous sera demandé lors de l’envoi des mails.
  • Adresse e-mail pour copie carbone (BCC)
    Vous pouvez mettre votre adresse ou l’adresse de l’un de vos collaborateurs en copie carbone invisible (appelée aussi CCi ou BCC) afin de recevoir une copie de chaque envoi. Comme l’envoi se fait en copie carbone invisible, cette adresse n’apparaît pas dans l’en-tête du mail.
    Ceci permet de garder une copie des e-mails envoyés, car ceux-ci ne se trouveront pas dans la boîte du courrier envoyé de votre messagerie.

Compléter les données des employés

Dans les données personnelles de chaque employé, introduisez l’adresse e-mail à utiliser.

Le document PDF joint au mail peut être protégé par un mot de passe. De cette manière, seul celui qui connaît la clé pourra afficher l’afficher. Le mot de passe doit aussi être saisi dans les données de l’employé.

Habituellement, ces 2 champs (e-mail et mot de passe )sont disponibles dans l’onglet Identité de l’employé.

Dans la mesure où l’envoi de données salariales est sensible, il est important que l’employé fournisse une adresse e-mail qu’il sera le seul à accéder.

Préparer le contenu d’un e-mail

Crésus mémorise la description de l’e-mail lié à chaque document.

En cliquant sur Plus >> dans le dialogue d’impression, Crésus vous donne accès aux boutons des réglages.

Accéder aux réglages pour l’impression

Sélectionnez un document dans la liste, puis cliquez sur Réglages mail....

Accéder aux réglages pour l’e-mail lié à un document

Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez définir le sujet et le corps du message, soit en saisissant du texte fixe, soit en utilisant des formules :

Réglages pour l’e-mail lié à un document
  • Pour ajouter un calcul, positionnez le curseur à l’emplacement voulu, puis cliquez sur Insère un calcul. Il suffit d’éditer la formule et de la valider, les accolades sont ajoutées automatiquement.
  • Pour modifier un élément calculé, positionnez le curseur dans l’élément entre accolades et cliquez sur Modifie le calcul.

Voici le calcul pour l’insertion de « Cher » ou « Chère » (« Sehr geehrter » ou « Sehr geehrte » en allemand) où le texte est déterminé selon le sexe de l’employé :

Calcul pour l’envoi d’un e-mail

Le texte en dehors des accolades peut être tapé directement dans la zone Texte du mail.

Le bouton Adresses mail permet également d’introduire une formule. Elle est évaluée pour chaque employé pour déterminer l’adresse e-mail à utiliser. Le calcul le plus simple est :

@Donnée:Adresse e-mail de l’employé

L’éditeur de formules est décrit dans le manuel d’utilisation de Crésus Salaires, que vous pouvez acquérir ou télécharger depuis notre site.

Considérations légales

L’usage de l’e-mail pour l’envoi du certificat de salaire (par exemple) ne peut être fait qu’avec l’accord explicite du collaborateur, car il tombe sous le coup de la loi sur la protection des données (LPD).

Le collaborateur doit accepter tant la transmission par Internet que l’utilisation de l’adresse e-mail spécifiée.

LPD Art. 4 al.5
Lorsque son consentement est requis pour justifier le traitement de données personnelles la concernant, la personne concernée ne consent valablement que si elle exprime sa volonté librement et après avoir été dûment informée. Lorsqu’il s’agit de données sensibles et de profils de la personnalité, son consentement doit être au surplus explicite.

Toutes les messageries ne garantissent pas une transmission sécurisée des données; selon la loi, c’est à l’employeur de s’assurer que le canal de communication utilisé est sûr.

LPD Art. 10a al.2
Traitement de données par un tiers : Le mandant doit en particulier s’assurer que le tiers garantit la sécurité des données.

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