FAQ - Facturation

Comment gérer les acomptes ?

Voir aussi comment facturer un acompte ?

La gestion des acomptes: cela dépend beaucoup du type d’assujetissement de l’entreprise à la TVA. Vous pouvez être soumis à l’encaissement, donc aux montants payés, ou alors être soumis à la facturation, donc aux montants convenus.

Note: Ces cas ne sont pas prévus d’origine dans le modèle de base. Certains demandent juste de changer le libellé sur un document, d’autres demandent un immense travail d’adaptation.

1. Soumis à l’encaissement

Dans ce cas, on ne tient compte que des mouvements d’argent des montants effectivement reçus. C’est la date des versements qui fait foi pour la TVA. C’est le cas le plus simple. Il suffit de créer une facture "demande d’acompte" d’un montant soumis à TVA, et d’en attendre le versement. Lors de la réception du montant deux solutions s’offrent à vous :

  1. Soit vous indiquez le versement sur la facture "demande d’acompte" qui va passer en comptabilité à la date du versement. Vous indiquez ensuite dans la facture (comme expliqué dans la page Comment facturer un acompte) le ou les montants versés, dans les articles. Cela fonctionne très bien si vous ne faites pas de rabais ou d’escomptes généraux, sinon le versement générera aussi un rabais. Vous pouvez par contre accorder un rabais sur les autres lignes d’articles.
  2. Soit vous faites des demandes d’acompte sur des fiches qui sont considérées comme des "Devis" par le logiciel. Le logiciel n’en tient pas compte dans la comptabilité par exemple. Dans ce cas, il faut indiquer les versements sur la facture finale directement qui peut être créée d’avance. Il faudra peut-être débloquer les dates de versements qui normalement ne peuvent pas être antérieures à la date de facturation. Dans la facture finale, il est possible d’accorder des rabais, des escomptes, etc. Les montants déjà versés indiqués sur cette facture, seront simplement déduits du total dû tout en demeurant soumis à la TVA. Note: L’utilisation des BVR est impossible dans ce cas lors de la demande d’acompte.

2. Soumis à la facturation

Ici, il faut tenir compte de la date de facturation qui fait foi pour la TVA, puis du ou des versements, puis de l’escompte, si votre client ne paie pas le montant total demandé. Dans ce cas il est donc indispensable d’avoir des "factures" (ou demandes d’acompte) qui ont une date connue, et un versement correspondant. Donc chaque demande d’acompte est, pour le logiciel, pour la comptabilité, une facture en tant que telle, avec un montant facturé soumis à TVA, qui sera payé en tant que tel, avec une part TVA. (et si le montant versé ne correspond pas à la facture, il y aura en plus un escompte accordé, dont il faudra récupérer la part TVA). Vos demandes d’acomptes peuvent être :

  1. une étape dans les travaux
  2. une demande d’avance (selon un plan financier)

Cela n’a pas d’importance à ce niveau. Notez que la facturation par BVR est possible dans ce cas. La facture finale peut maintenant poser de grosses difficultés; c’est soit une facturation du solde, soit une facture récapitulative de l’ensemble des travaux.

2.1 La facture finale est la facturation de ce qu’il reste

Si les demandes d’acomptes sont des étapes dans les travaux, le montant de la dernière facture n’est que le montant restant. Les autres versements n’ont pas besoin d’être mentionnés, éventuellement pour mémoire (dans le libellé). C’est simplement une facture de plus, soumise à TVA, payée pour elle-même. Les rabais sur l’ensemble des travaux ne peuvent donc pas être faits, il faut les faire sur chaque demande d’acompte, ou alors faire le calcul à la main et indiquer le rabais comme un article (négatif).

2.2 La facture finale est le récapitulatif de l’ensemble.

Ceci est le cas le plus complexe. En effet, la facture finale reprend l’ensemble des prestations effectuées. Or une partie du contenu de la facture a déjà été facturée (avec TVA) et payée (avec TVA) tout ou en partie.

On pourrait penser noter les versements comme plus haut, dans les articles, mais cela va provoquer des erreurs, soit des erreurs au niveau de la TVA, par exemple on facture HT et le versement est TTC, soit des erreurs au niveau des rabais, en effet, on enlève un montant et la TVA avant d’avoir fait les rabais, donc les rabais ou escomptes vont s’appliquer aussi aux versements, ce qui évidemment est complètement faux. On pourrait penser indiquer les versements dans les versements de cette facture. Mais là aussi ce n’est pas correct, puisque le versement serait indiqué 2 fois. La comptabilisation sera fausse. Il faut donc créer une 3e façon de faire.

La facture doit reprendre l’ensemble des éléments à facturer, calculer ensuite les rabais généraux, escomptes, etc. Il faut pouvoir indiquer, ni dans la facture, ni dans les versements, mais dans un nouveau tableau, les dates et montants des versements (en tenant compte des montants TVA). Et il faut diminuer le total de la facture du montant total des acomptes encaissés, toujours en tenant compte de la TVA déjà reçue.

Cela complique évidemment la comptabilisation, le montant dû et soumis à la TVA, c’est le montant restant à payer. Il suffit en plus que l’on ait plusieurs Taux TVA, que l’on comptabilise les travaux, prestations, matériel dans divers comptes. Le total des éléments factués ne correspond donc pas au total dû de la facture. Il ne faut pas non plus repasser en comptabilité des montants avec TVA alors que celle-ci a déjà été facturée (et payée) en partie par les demandes d’acomptes. En fait cela demande une analyse très précise de ce qu’il faut faire, de comment le faire, pour que cela soit correct pour la TVA, pour la comptabilité, que cela reste utilisable pour l’utilisateur.