FAQ - Facturation
Quels sont les principes d’une facturation multimonnaie ?
Un modèle adapté à une facturation en trois monnaies est prêt. Voir les informations sur la page des solutions.
Qu’est ce qu’une facturation multimonnaie ?
C’est la possibilité d’établir ou de recevoir des factures en francs suisses (CHF) et en EURO (EUR) par exemple. Si cela semble élémentaire dans un premier temps, cela pose de nombreux problèmes que l’on peut approcher en essayant de passer d’une facturation en CHF à une facturation multimonnaie. Voyons un exemple ci-dessous :
Une application, des documents multimonnaie
La correction d’une facturation existante pour y ajouter la possibilité de facturer selon 3 listes de prix, dans 3 monnaies différentes, par exemple CHF / EUR et USD implique de faire les adaptations suivantes.
Les articles
Au niveau des articles, pour chaque article :
- 3 prix, un par monnaie,
- 3 comptes marchandises, un par monnaie,
- calcul automatique du prix selon taux de change (pour simplifier la saisie).
Pour les listes papiers :
- 3 listes de prix selon monnaie,
- 1 liste de prix avec les 3 prix.
Les clients
Au niveau des clients, - monnaie préférentielle pour un client (Rubrique liste), - 3 accès selon la monnaie.
La création des factures
Au niveau des factures clients :
- choix de la monnaie, automatique selon client,
- taux de change journalier (manuel) ou,
- taux de change mensuel, selon votre décision, par rapport à la TVA.
Le taux de change mensuel devra alors être automatique, selon la date de la facture, en fonction de la valeur officielle des taux de change selon l’administration fédérale pour la TVA. Le logiciel est en phase d’adaptation pour permettre d’éditer ces cours et de les reprendre automatiquement selon la date de facture.
- recopie du prix de l’article automatiquement dans la bonne monnaie, selon la monnaie du client,
- 3 accès factures ouvertes selon monnaie.
L’impression des documents
Documents, affichage de la monnaie utilisée sur les factures, devis, rappels, factures BV roses (CHF), factures BVR(CHF), facture BVR(EUR), rappels 1, 2 et 3, avec BV roses (CHF), sans BVR, avec BVR (CHF), avec BVR (EUR), etc. Selon les directives TVA, il ne faut indiquer qu’une seule monnaie par facture.
Le paiement des factures
Au niveau des paiements de factures :
- ajouter des types de versement selon la monnaie utilisée, prendre le taux de change identique au taux de la facture,
- comptabilisation dans une Comptabilité Crésus, en monnaie étrangère, avec ou sans TVA.
Les statistiques
Retoucher toutes les statistiques, pour ramener tous les montants en CHF selon taux de change des factures, pour permettre des comparaisons.
- Base des articles : 5 statistiques à adapter,
- Base clients : 13 statistiques à adapter,
- Base factures client : 9 statistiques à adapter.
Les fournisseurs
Au niveau des fournisseurs :
- permettre le choix d’une monnaie préférentielle pour un fournisseur (rubrique liste),
- créer 3 accès selon la monnaie.
Les factures fournisseurs
Au niveau des factures fournisseurs :
- choix de la monnaie, automatique selon client,
- taux de change journalier (manuel) ou,
- taux de change mensuel, selon votre décision, par rapport à la TVA.
Le taux de change mensuel devra alors être automatique, selon la date de la facture, en fonction de la valeur officielle des taux de change selon l’administration fédérale pour la TVA. Le logiciel est en phase d’adaptation pour permettre d’éditer ces cours et de les reprendre automatiquement selon la date de facture.
- recopie du prix article automatique selon la monnaie,
- documents, affichage de la monnaie utilisée sur les commandes,
- 3 accès factures ouvertes selon monnaie.
Les paiements des factures fournisseurs
Au niveau des paiements de factures :
- ajouter des types de versements selon la monnaie,
- prendre le taux de change identique au taux de la facture,
- comptabilisation dans une Comptabilité Crésus, en monnaie étrangère, avec ou sans TVA.
Les statistiques
Retoucher toutes les statistiques pour ramener tous les montants en CHF selon taux de change des factures, et permettre des comparaisons.
- Base fournisseurs : 12 statistiques à adapter
- Base factures fournisseurs: 3 statistiques à adapter
Autres questions
Gestion des BVR, ils viennent de changer de couleur (orange) et devraient permettre l’émission de factures en CHF et en EUR, mais les documents papiers sont différents ! Cela oblige à préparer une présentation d’impression pour BVR orange CHF et une présentation BVR orange EUR. La gestion DTA/OPAE devrait aussi être adaptée aux ordres de versements en monnaie étrangère. D’autres ordres de versements d’utilisation semblable au BVR mais pour des paiements internationaux sont en cours de développement par les banques (IBAN / IPI), mais ils ne seront opérationnels qu’à partir de fin 2002. Affaire à suivre donc.
Peut-on adapter une application existante ?
La réponse est oui, mais cela demande un immense travail. Voyez les éléments ci-dessus.
S’il faut prendre un fichier actuel et y placer les nouvelles fonctionnalités et les possibilités multimonnaie, c’est un immense travail d’environ une semaine. Combinée avec le multilingue, cela augmente le travail d’adaptation d’autant. Par contre si on peut exporter et réimporter les données dans un des futurs modèles, où tout ou presque est déjà configuré, alors c’est le travail d’un jour ou 2 au maximum, et vous pouvez le faire vous-même. Dans ce cas là, il faut reprendre les clients et les articles par export/Import, puis il faut compléter les fiches clients (monnaies et autres) et les fiches articles (prix selon monnaies) avant de pouvoir établir des factures selon la monnaie, avec taux de change, etc.
Tout cela a déjà été préparé dans un fichier modèle, mais c’est techniquement possible de le faire dans n’importe quelle application.
Un modèle multimonnaie est actuellement disponible. Un modèle multilingue, ainsi qu’un modèle combiné multilingue et multimonnaie existent aussi.