FAQ - Salaires
Comment transmettre les données aux caisses d’assurance avec swissdec ?
Certaines caisses AVS ne sont pas encore accessibles par ce moyen. Dans ce cas, consultez la FAQ suivante :
La liste des caisses et assurances prêtes à recevoir les données par swissdec est disponible dans la section "Downloads" de la page Destinataires des données salariales.
Préalable
La Procédure Unifiée de Communication de Salaires (PUCS/ELM) vous permet d’envoyer vos données en fin d’année sous la forme d’un fichier informatique unique à la plate-forme swissdec. Celle-ci se chargera de distribuer les données aux différentes caisses et assurances concernées.
Pour pouvoir exporter les données salariales à l’aide de swissdec, il est indispensable d’introduire certaines informations. Notamment il faut impérativement avoir complété l’onglet Numéros de l’entreprise dans Entreprise – Identité.
Voyez la FAQ Comment activer le mode swissdec pour pouvoir transmettre les résultats d’entreprise ?
En fin d’année, lorsque tous les salaires sont payés et comptabilisés, avant de transmettre quoi que se soit, commencez par faire un contrôle des données avec la commande Entreprise - Contrôle des données. Si vous n’avez pas le message Les données nécessaires pour swissdec sont correctement introduites, veuillez compléter et corriger les points mentionnés dans le dialogue.
Lorsque cela est fait, vous pouvez transmettre vos données à vos caisses d’assurance de deux manières possibles.
1. Transmission en ligne au répartiteur swissdec
C’est la méthode la plus simple. Procédez ainsi :
- Utilisez la commande Fichier - Exporter pour swissdec, puis sélectionnez Transmettre les décomptes finaux.
S’ouvre alors le dialogue suivant :
Choisissez les caisses auxquelles vous souhaitez transmettre les données. Laissez la case Travailler hors connexion non cochée. Enlevez également la coche de Exportation pour test uniquement. - Cliquez sur le bouton Exporter
Après une série d’opérations, le logiciel peut afficher un premier message avec quelques remarques, par exemple si certains employés n’ont aucun salaire ou si des numéros AVS sont incomplets. Si vous n’avez pas lancé la procédure de contrôle au préalable certaines erreurs peuvent empêcher la poursuite de l’exportation.
- Le fichier XML généré est ensuite examiné par un vérificateur de syntaxe, puis il est crypté. Crésus Salaires établit une liaison sécurisée avec la plate-forme swissdec et y envoie les déclarations, pour chaque destinataire individellement. Chaque transmission est rattachée à un dossier.
Le transmetteur s’ouvre ensuite avec le récapitulatif de toutes les déclarations transmises.
- Il s’agit ensuite, pour chaque déclaration, de vérifier dans le statut de l’envoi qu’il n’y a pas d’erreur et au besoin vérifier la cause de l’erreur avec le destinataire concerné. Dans un tel cas, une nouvelle transmission pour le destinataire concerné sera nécessaire.
- Les déclarations transmises doivent encore être libérées au moyen du lien correspondant, qui ouvre une série de pages web qui permettent de vérifier ce qui a été transmis et de récupérer une quittance PDF.
Ensuite, on termine en indiquant au transmetteur que le dossier a bien été libéré, puis qu’il peut être clôturé.
Note: Tant que les déclarations n’ont pas été libérées, elle ne seront pas prises en compte par les divers destinataires. La libération permet de valider l’envoi. Ceci doit être fait sous 24 heures, sinon les destinataires suppriment les données reçues. Faites-le dans la foulée en cliquant les liens proposés dans le transmetteur.
Note: Les ACI (Administration Cantonales des Impôts) ne nécessitent pas de libération. Il suffit de confirmer la libération dans le transmetteur.
2. Transmission hors ligne au répartiteur swissdec
Si votre ordinateur avec Crésus Salaires n’est pas connecté à Internet, vous pouvez préparer le fichier de résultat pour le transmettre depuis une autre machine.
- Utilisez la commande Fichier - Exporter pour swissdec
S’ouvre alors le dialogue suivant :
Choisissez les caisses auxquelles vous souhaitez transmettre les données. Cochez la case Travailler hors connexion. Enlevez la coche de Exportation pour test uniquement. - Cliquez sur le bouton Exporter
Le processus est similaire à une exportation normale, si ce n’est que la déclaration manuelle doit être transmise manuellement.
- Le fichier XML généré (avec l’extension .eiv) doit ensuite être enregistré sur le bureau, pour chaque déclaration.
C’est ce fichier EIV qu’il faut envoyer à swissdec (ou directement au destinataire, dans le cas de certaines caisses AVS, par exemple). Au besoin, copiez le fichier sur un support amovible, de manière à pouvoir le reprendre sur une machine connectée à Internet. - Par la suite, sur une machine connectée à Internet, utilisez le navigateur pour ouvrir le site de swissdec.
Suivez les instructions pour l’envoi manuel d’un fichier au répartiteur.