FAQ - Salaires
Comment transmettre les données aux caisses d’assurance avec swissdec ?
Si vous utilisez la version 11 du logiciel, consultez cette page.
Ce mémo est un extrait résumé des indications figurant dans la documentation Les outils swissdec dans Crésus Salaires 12.6
Certaines caisses AVS ne sont pas encore accessibles par ce moyen. Dans ce cas, consultez la FAQ suivante :
La liste des caisses et assurances prêtes à recevoir les données par swissdec est disponible dans la section "Downloads" de la page Destinataires des données salariales.
Préalable
La Procédure Unifiée de Communication de Salaires (PUCS/ELM) vous permet d’envoyer vos données en fin d’année sous la forme d’un fichier informatique unique à la plateforme swissdec. Celle-ci se chargera de distribuer les données aux différentes caisses et assurances concernées.
Pour pouvoir exporter les données salariales à l’aide de swissdec, il est indispensable d’introduire certaines informations. Notamment il faut impérativement avoir complété l’onglet Numéros de l’entreprise dans Entreprise – Identité.
Voyez la FAQ Comment activer le mode swissdec pour pouvoir transmettre les résultats d’entreprise ?
Avant de pouvoir transmettre quoi que se soit, les données doivent être conformes. Utilisez la commande Entreprise - Contrôle des données pour les vérifier. Si vous n’avez pas le message Les données nécessaires pour swissdec sont correctement introduites, complétez et corrigez les points mentionnés dans le dialogue. Le contrôle des données est exécuté chaque fois que vous passez dans les outils swissdec. Les erreurs éventuelles sont affichées dans la zone Contrôle. Vous pouvez en afficher la liste en cliquant l’icône Informations.
Lorsque cela est fait, vous pouvez transmettre vos données à vos caisses d’assurance de deux manières possibles.
1. Transmission en ligne au répartiteur swissdec
C’est la méthode la plus simple : un fichier XML est généré, examiné par un vérificateur de syntaxe, puis il est crypté. Crésus Salaires établit alors une liaison sécurisée avec la plateforme swissdec et y envoie les déclarations, pour chaque destinataire individellement. Chaque transmission est rattachée à un dossier dont le suivi est assuré par le processus.
Le mode de transmission est défini individuellement dans la définition de chaque assurance.
Utilisez le mode de transmission PIV pour une caisse couplée au répartiteur swissdec (consultez la documentation Les définitions d’assurances dans Crésus Salaires 12.6).
- Passez dans les outils swissdec :
- Cochez l’option Tous les salaires de l’année définitifs.
- Cliquez l’icône Détails pour afficher les données qui seront transmises.
- Cliquez l’icône Envoyer pour transmettre les données.
- Une icône d’attente signale que le fichier est en traitement.
- A la fin de l’envoi, le dossier passe à l’état Libérer si la caisse exige une connexion pour valider le dépôt des données.
- Dans certains cas, la caisse peut retourner une réponse. L’icône passe alors à l’état Intéger. Cliquez cette icône pour afficher les données reçues et les importer dans votre fichier.
- A la fin du processus, le dossier passe à l’état Fini.
- Un clic sur l’icône Attention affiche le résultat de la transmission et les données transmises.
- En cas de problème, l’icône affiche l’état Erreur. Cliquez l’icône pour afficher les difficultés rencontrées.
Note: Lorsqu’une libération est exigée, elle doit être faite sous 24 heures, sinon les destinataires suppriment les données reçues. Faites-le dans la foulée en cliquant les liens proposés dans le transmetteur.
2. Transmission hors ligne au répartiteur swissdec
Si votre ordinateur avec Crésus Salaires n’est pas connecté à Internet, mais que la caisse peut recevoir des données par la plateforme swissdec, vous pouvez préparer le décompte pour le transmettre depuis une autre machine.
Le mécanisme est semblable à ci-dessus, mais le fichier crypté doit être téléversé manuellement sur le portail swissdec.
Le mode de transmission est défini individuellement dans la définition de chaque assurance.
Utilisez le mode de transmission EIV crypté pour préparer un fichier pour une caisse couplée au répartiteur swissdec (c)onsultez la documentation Les définitions d’assurances dans Crésus Salaires 12.6).
- Passez dans les outils swissdec :
- Cochez l’option Tous les salaires de l’année définitifs.
- Cliquez l’icône Enregistrer en regard de la caisse dont vous voulez générer le décompte.
- Enregistrez le fichier XML dans un endroit facile à trouver, avec un nom bien représentatif.
- Si l’enregistrement se passe mal, Crésus signale qu’il y a des erreurs. Cliquez l’icône pour consulter le message.
- Si l’enregistrement se passe correctement, le dossier passe à l’état Fini.
- Un clic sur l’icône Détails affiche les données enregistrées dans le fichier EIV.
- Connectez-vous au portail swissdec sur Internet et suivez les indications.
Note: Le fichier à transmettre porte par défaut l’extension .xml et contient les informations sous forme XML. Vous pouvez l’ouvrir et le consulter. PUCS n’est pas un format en soi mais une norme décrivant ce que doit contenir le fichier XML.